Excel小技巧很多,這次艾倫整理了「14招 Excel 快捷鍵必學小技巧」,這 14款快捷鍵教學都是最基礎的,建議大家先學起來,可以大大加快我們在編輯 Excle表格時的速度,快捷鍵越熟練越能提升我們的專業度,上班族每天有做不完 Excel表格學會這些快捷鍵小技巧,保障讓你能每天都準時打卡下班去。
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第一招:Excel一秒快速存檔
在製作 Excel表格時有時要花很多時間編輯,艾倫建議大家邊做表格一定要養成「存檔」的好習慣,開啟 Excel 左上角有儲存檔案的按鍵,但還有更快速的存檔快捷鍵:「Ctrl + S」一秒瞬間存檔,反覆存檔才能確保檔案一直有記錄我們最新的資料。
第二招:一秒新增 Excel工作表分頁
Excel可以增加工作表分頁的功能非常好用,而且每頁工作表的名稱也能重新命名,雷同的資料可以建立在同個 Excel 檔案中,很多人都會用滑鼠按工作表上的加號來新增。
可以將這組快捷鍵:「Shift + F11」記住,不用操作滑鼠的情況下,可以快速的新增 Excel工作表分頁。
第三招:快速切換 Excel工作表分頁
Excel 最棒的功能就是同一個檔案中可以開無限個工作表,不用一個檔案建立一個 Excel 而是多個檔案可以變成一頁一頁的工作表,等於多個檔案集中在一個 Excel檔案中,當一個 Excel 有多個工作表時,可利用 Ctrl+PgDn 或是 Ctrl+PgUp 快速遊走在每個工作表中。
第四招:Excel表格內快速輸入日期和時間
只要記得「Ctrl + ;」和「Ctrl + Shift + ;」,使用這兩個快捷鍵時記得將鍵盤輸入法改成美式鍵盤,不然怎麼按都不會成功喔!
選擇好要輸入的表格後,快速輸入日期 :「Ctrl+;」。
輸入日期之後還要帶上時間,就使用快捷鍵「Ctrl + Shift + ;」就會自動輸入當下的時間了,完全不用手動輸入。
第五招:Excel表格快速選取整欄、整列
當我們表格密密麻麻、長長一串時,要選擇一整欄或是一整列使用滑鼠拖曳圈選很麻煩,只要選擇「Ctrl + Shift + 方向鍵」就能直接完成欄、列的選取。
「Ctrl + Shift + 方向鍵 ↑ 或 ↓ 」:快速選取欄。
「Ctrl + Shift + 方向鍵 ← 或 → 」:快速選取列。
第六招:2種快速選取全部表格
第一種快速選取表格是用滑鼠點一下表格最左上角的「三角形」按鍵,第二種快速選取 Excel表格快捷鍵是「Ctrl + A」。
第七招:Excel同表格輸入第二行文字
就像艾倫圖片中顯示的,要怎麼在同一個表格中輸入多行文字呢?按 Enter 就會跑到下一個表格去。
滑鼠在我們要輸入第二行文字的表格中點兩下,接著輸入快捷鍵是「Alt + Enter」,馬上就能看到原本的文字下方多了一行可以輸入文字的位置。
第八招:快速移動到表格上、下、左、右最邊緣的位置
Excel 表格打開時需要移動到最下方的表格時不用滑鼠滾輪慢慢滾動,只需要使用快捷鍵「Ctrl +方向鍵」就可以快速移動到表格最上、最下、最左或是最右的表格中,這樣一來就能省去很多時間。
「Ctrl + ↑ 」:快速移動到最上的表格。
「Ctrl + ↓」:快速移動到最下的表格。
「Ctrl + → 」:快速移動到最右的表格。
「Ctrl + ← 」:快速移動到最左的表格。
艾倫使用了「Ctrl + ↓ 」不用一秒鐘的時間就從 A518 瞬間移動到 A539。
第九招:快速往返 Excel表格開始端和結束端
第八招時艾倫和大家介紹「Ctrl +方向鍵」可以快速移動到表格最上、最下、最左、最右的表格中,還有一招可以快速往返表格開始和結束的表格位置。
「Ctrl + Home」:快速回到表格最開始端。
「Ctrl + End」:快速前往表格結束端。
第十招:快速左、右選取 Excel表格位置
當我們輸入表格內容時,要快速切換到表格左邊、右邊時,不要再慢慢用滑鼠來點選,可以善用「Tab」、「Shift + Tab」按幾下就可以移動幾格。
「Tab」:快速移動到表格右邊。
「Shift + Tab」:快速移動到表格左邊。
第十一招:免滑鼠,快捷鍵新增欄位
在修改 Excel表格時最常使用「新增欄位」這功能,需要再既有的表格中新增資料時就會用到,很多 Excel新手都會使用滑鼠右鍵來新增,現在不用這麼麻煩,選擇好新增欄位的位置,接著按下快捷鍵:「Ctrl + Shift + 鍵盤加號(+)」,要刪除欄位是快捷鍵:「Ctrl + Shift + 鍵盤減號(-)」。
第十二招:免滑鼠,快速隱藏欄、列
當我們核對資料時為了方便查找,會把夾在中間不重要的欄或列先隱藏起來,最常使用的方式就是滑鼠按右鍵按下隱藏功能鍵。但現在不用這麼麻煩了。只要先選取要隱藏的欄或列其中一個表格,按下「Ctrl + (」就能把整欄都隱藏起來;需要恢復被隱藏的欄時只要按下「Ctrl + Shift +(」。
只要先選取要隱藏的欄或列其中一個表格,按下「Ctrl + )」就能把整列都隱藏起來,;需要恢復被隱藏的列時只要按下「Ctrl + Shift +)」。
第十三招:「Alt+=」快速插入自動加總
Excel 最常讓大家使用的就是自動加總的 SUM 函數,當表格需要加總時只要使用「Alt+=」就能快速啟動加總的函數。
第十四招:記住「F4」可直接複製上個動作
Excel 表格多,常常同個動作需要複製到很多表格中,艾倫往常都是使用複製格式,原來 F4 這麼好用啊!艾倫在台灣 一月的收入數字改成紅色,六月的收入數字也要改成紅字直接按 F4,數字部分也會立馬變成紅字。