Excel 是很多人工作、學習必備的工具，但對新手來說，總會不小心踩到一些小地雷，不是公式出錯，就是檔案亂掉。別擔心！這篇文章艾倫整理 Excel新手最常犯的 10 個錯誤，搭配簡單實用的解決方法，讓你一次學會 Excel正確操作，少走冤枉路！
第 1 個：直接在原始資料上修改，不備份
常見問題：
打開檔案直接修改原始資料檔案，一旦出錯就無法回復，容易損失重要資訊。
實際範例：
當我們開啟公司客戶名單後直接編輯，結果手滑刪掉一整列，甚至不小心刪除根本沒發現，無法復原，只能重建。
解決方法
養成習慣，一開始就「另存新檔」，讓修改紀錄可追溯、復原。
在編輯Excel檔案時，記得常備份！若直接修改原始資料並且沒有備份，一旦發生錯誤可能會無法恢復。為了避免資料丟失，了解如何設定Excel的自動存檔位置是非常重要的，這樣即使不小心操作失誤，資料也能找到安全的備份。可以參考這篇文章：找回未儲存的 Excel檔案。
第 2 個：把數字當文字輸入
常見問題：
數字格式不正確，導致計算、排序失效。
實際範例：
輸入「012345」作為客戶編號時，Excel自動刪除前面的0，變成「12345」。
解決方法：
設定儲存格格式為「文字」或「數值」，或使用 VALUE函數正確轉換格式。
Excel 為了輸入手機號碼，會直接把號碼當文字輸入，因為一輸入就發現開頭的「0」不見了！其實只要設定好儲存格格式，就能正確顯示像「0912開頭」的手機號碼，不用把數字硬改成文字。如果你也遇到這種狀況，可以參考這篇教學：3招解決 Excel輸入手機號碼不見0。
第 3 個：參照錯誤（絕對 vs 相對）
常見問題：
拖曳複製公式時，單元格位置錯亂，結果出現錯誤數據。
實際範例：
設定 A1 × B1，往下複製時，公式變成 A2 × B2，而不是希望固定的B1。
解決方法：
掌握 $ 符號用法，例如 $B$1 可以固定列與欄，避免公式跟著移動。
很多Excel新手在寫公式時，常常搞不清楚 $ 符號是做什麼用的，結果一拉填滿，公式整個錯掉。其實 $ 是用來設定「絕對參照」的，能固定列或欄，避免公式亂跑。像是在使用替代 FILTER 的技巧時，就需要用到大量的 $，才能讓篩選公式正常運作。可以參考這篇教學：Excel 沒有 FILTER？3種替代篩選教學！（內建篩選、公式、VBA）。
第 4 個：不使用表格功能
常見問題：
新增資料時，公式範圍無法自動延伸，需手動更新範圍。
實際範例：
建立產品清單後新增產品，結果總價公式沒有自動擴展到新資料。
解決方法：
使用快捷鍵 Ctrl + T 將資料轉成表格，讓公式、格式自動跟著變動，讓我們 Excel表格一直呈現最新的狀態。
很多人在整理資料時，只是單純拉一堆格子，卻忘記按 Ctrl + T 把資料轉成「正式的表格」。 沒有轉成表格，後續像是做篩選、公式引用、甚至做動態圖表時，資料範圍都容易出錯或沒自動延伸！正確做法：整理好資料後，馬上選取範圍按 Ctrl + T，讓Excel幫你建立標準表格，管理起來更方便又不易出錯。可以參考這篇教學：Excel 3招建立銷售動態圖表教學。
第 5 個：插入/刪除列導致公式錯亂
常見問題：
插入或刪除資料時，公式範圍異動，資料計算不完整。
實際範例：
新增一位員工後，總薪資計算未包含新員工資料，漏算金額。
解決方法：
善用 Ctrl + T 使用表格功能，讓公式範圍自動更新，避免錯誤。
很多人在整理資料時，只是單純拉一堆格子，卻忘記按 Ctrl + T 把資料轉成「正式的表格」。 沒有轉成表格，後續像是做篩選、公式引用、甚至做動態圖表時，資料範圍都容易出錯或沒自動延伸！正確做法：整理好資料後，馬上選取範圍按 Ctrl + T，讓Excel幫你建立標準表格，管理起來更方便又不易出錯。可以參考這篇教學：Excel 3招建立銷售動態圖表教學。
第 6 個：不檢查公式錯誤
常見問題：
公式錯誤產生異常顯示，如 #VALUE!、#REF!，影響結果但不自知。
實際範例：
SUM 公式中包含文字欄位，導致公式顯示 #VALUE!，報表數字錯誤。
解決方法：
啟用「錯誤檢查」功能，或在公式中搭配 IFERROR() 使用，避免出現錯誤訊息干擾。
第 7 個：重複輸入資料，不用下拉選單
常見問題：
同一個資料項目因手動輸入錯誤，出現多種不同寫法。
實際範例：
「高雄市」有時打成「高雄」、「高雄市」、「高雄市區」，統計時無法正確合併。
解決方法：
使用「資料驗證」功能，建立下拉選單，確保資料一致且快速輸入。
很多人在Excel輸入資料時，讓使用者自己打，結果常常出現打錯字、格式不統一，後續統計也變得很麻煩。正確做法：用「下拉式選單」讓輸入變得規範又快速，減少出錯機會！想學會各種下拉選單技巧？這四篇超實用教學一次整理給你：
● 最基本的 Excel下拉式選單設定教學。
● 下拉選單內容要更新？這篇教你修改。
● 用圖示做下拉選單，讓資料更直覺。
● 建立多層、連動下拉選單。
● 進階版：可以搜尋的下拉選單設定。
第 8 個：不懂排序與篩選
常見問題：
查找資料時完全靠人工檢視，效率低且容易遺漏。
實際範例：
想找出3月份的訂單，卻得一筆一筆翻閱上千筆資料，還常看漏。
解決方法：
善用「篩選」功能（快捷鍵 Ctrl + Shift + L），快速搜尋、排序。
第 9 個：隨意合併儲存格
常見問題：
合併儲存格後，影響公式或篩選功能運作。
實際範例：
為了版面好看，把姓名欄合併兩列，結果篩選時資料對不上。
解決方法：
使用「置中跨欄」功能，視覺上美觀又不破壞資料結構。
第 10 個：檔案命名混亂，找不到資料
常見問題：
檔案名隨意命名，導致後續搜尋、版本控管混亂。
解決範例：
儲存了一堆「新建Excel檔案1」、「新建Excel檔案2」，結果三個月後找不到需要的那一版。
解決方法：
建立有規則的命名方式，如「專案名稱 / 日期 / 版本號」，例如 SalesReport_2025_04_v1.xlsx，清楚又好找。
以上這10個Excel新手常見錯誤，你踩過幾個呢？只要多一點細心，搭配正確的操作習慣，就能大大減少出錯機率，讓工作更輕鬆又有效率！
