Excel 自動填滿工具:快速填入表格、自訂清單 (MOS考試加分小技巧)

excel-range-filldown

Excel 是上班族最常使用的 Office 文書軟體,今天要介紹的「Excel 自動填滿工具」,這可以加快我們製作表格時的速度,而這小技巧在考取 MOS認證考試時是加分的小技巧唷!微軟針對 Office 文書軟體也有推出 MOS國際認證 (Microsoft Office Specialist),這是 Microsoft 原廠唯一的 Office 國際專業認證。

艾倫工作後也有考取 MOS 大師級證照,當時考了 Word、Excel、PowerPoint 以及 Outlook 這四科,考這證照有什麼好處?對外唯一加分的就是面試時可以證明自己的能力,其實當時準備 MOS 考試是為了讓自己深入了解一些自己不熟悉的功能,因為 MOS 認證考試也是由電腦來評分,等於做題結束馬上就會知道分數,想得到高分就要善用 Excel 小技巧。

如何善用內建清單快速填滿表格?

這張圖表中清單就是 Excel預設的自訂清單內容,後面艾倫也會分享如何加入自己常用的清單明細。

excel-range-filldown08

 



艾倫之前在貿易公司的時候,有時也需要幫忙整理年度業績報表,一月 ~ 十二月的月份列表不懂自動填滿的朋友就可能一個月一個月慢慢打,學會這小技巧你只要 3秒鐘就能完成。

excel-range-filldown01

 

首先,第一個在 A5 打上「一月」,這時滑鼠移動到 A5 這格的右下角出現「」時,按住滑鼠左鍵不放往下拖曳。

excel-range-filldown02

 

拖曳滑鼠的同時會有懸浮視窗顯示目前已經拖曳到第幾個月份了,看到十二月時放開滑鼠,你就會看到紅框內的成果,只需要打一月,後續的十一個月完全不需要自己打字,透過滑鼠拖曳就能輕鬆填滿。

excel-range-filldown03

 



 

我要的填滿清單不在預設內容怎麼辦呢?

預設的填滿清單內容都屬於符合大眾需求的,艾倫就碰過要整理某幾個地區的多年業績報表和銷售品項總表,而日本、韓國、美國、澳洲和印尼 這樣的清單順序要如何變成預設清單呢?讓我輸入日本後滑鼠拖曳可以把全部的國家都自動顯示。

第一步:先圈選我們要自動填入的範圍,例如:A3~A7

第二步:從工具列 -> 資料 -> 排序與篩選中選擇「排序

excel-range-filldown04

 

第三步:出現排序警告視窗時,選擇「依照目前的選取範圍排序」。

excel-range-filldown05

 

第四步:從順序下方的下拉式選單選擇「自訂清單」。

excel-range-filldown06

 

第五步:自訂清單視窗中將 日本、韓國、美國、澳洲和印尼 的順序增加到清單中就可以。

新增後回到 Excel 表格中,A3輸入日本,接著滑鼠移到右下角看到 + 後,按著滑鼠左鍵不放往下拖曳,日本、韓國、美國、澳洲和印尼 就會自動按順序排列出現了。

excel-range-filldown07

 



 

Excel 表格自動填滿工具 小技巧:

1.  滑鼠拖曳填滿時,往下或是往右時是遞增填滿,往上或往左時是遞減填滿。

2. 不論是日期資料、時間資料、文字和數字組合時不論遞增或遞減,日期會新增或減少一天,時間會新增或是減少一小時,而文字和數字組合則是數字部分新增或減少 1。

3. 所有是我們自己新增加入的自訂清單內容都可以自行繼續新增、修改或是刪除。

4. 原先內建的自訂清單內容是無法刪除的。


延伸閱讀:

[Chrome 擴充功能] 免費的 Office 來囉! Office Online 新增、編輯 Word、Excel

長時間看手機、電腦螢幕,如何讓眼睛更舒服?你可以這樣做!

作者:

艾倫:

喜歡簡單而單純的生活,卻意外跌入3C的陷阱,於是就這樣戀上了玩3C這件事情!我願意,我同意,我樂意把時間耗在美好的事物上,包括測試,評測,所謂的玩3C。

你可能感興趣的文章:

相關文章:

本站留言 »

(姓名)*必填
(信箱)*必填
(網站)

0 留言


FB留言: