Excel 資料驗證功能：表格限定填入字數、日期、清單內容 (MOS考試加分小技巧)
Excel 資料驗證功能設定後可以限定每個表格所填入的內容，像是只能填入數字、日期或是文字的字數都能一格一格按我們的需求來設定，公司內部有時一份文件是多人共同一起編輯使用，每個人填寫表格的習慣不同，也能透過資料驗證的設定來規範大家填表格的方式。
微軟針對 Office 文書軟體也有推出 MOS國際認證 (Microsoft Office Specialist)，這是 Microsoft 原廠唯一的 Office 國際專業認證。艾倫工作後也有考取 MOS 大師級證照，當時考了 Word、Excel、PowerPoint 以及 Outlook 這四科，考這證照有什麼好處？對外唯一加分的就是面試時可以證明自己的能力，但當時準備 MOS 考試是為了讓自己深入了解一些不熟悉的 Office 功能，因為 MOS 認證考試也是由電腦來評分，等於做題結束馬上就會知道分數，想得到高分就要善用 Excel 小技巧。
如何限定 Excel 表格只能填入日期？
步驟一：滑鼠先點選要設定的表格，圖中艾倫要設定的是登記日期後方的表格(G4)。
步驟二：選擇上方工具列的「資料 -> 資料驗證」。
步驟三：資料驗證的視窗顯示後，點選「儲存格內允許」的下拉式選單內容，選擇「日期」。
步驟四：設定有效的日期時間，像是艾倫設定了可填入的日期是介於 2017/10/01 ~ 2020/10/01，言下之意就是指登記日期只能填寫 2017/10/01 ~ 2020/10/01 超過我們設定的時間就會跳出警告視窗提醒我們時間有誤。
因為艾倫的表格還有一個上課日期，上課的日期一定不會在租借教室登記日期之前，同樣可以使用資料驗證來設定，以防有些填寫的同事將日期寫反造成大家作業上的疏失。
前兩步驟後剛剛都一樣：
步驟一：滑鼠先點選要設定的表格，這次艾倫要設定的是上課日期後方的表格。
步驟二：選擇上方工具列的「資料 -> 資料驗證」。
步驟三：「儲存格內允許」一樣選擇日期，資料：大於，這時開始日期請選擇滑鼠鍵頭上的按鈕，選擇登記日期後方的 G4 表格。
最後設定完成的畫面要和下方這張圖片內容都相同，這樣一來，填 Excel 表格時上課日期就一定不會出現比登記日期還要早的問題了。
艾倫親自測試一次給大家看，登記日期填寫 2017/10/28，當上課日期填寫 2017/10/26 馬上會跳出警告視窗，告訴我們輸入的數值不正確，這時馬上能讓填寫表單的同事馬上反應到資料有誤這件事，就不會出現一步錯步步錯的情況了。
如何限定 Excel 表格只能從下拉式清單選擇內容？
需要讓大家選擇的下拉式清單可以設定在旁邊的表格中，艾倫需要大家選擇的下拉式選單內容為 基礎課程、進階課程、專題研討、實務應用、程式設計..等內容，設定的步驟如下：
步驟一：滑鼠先圈選要設定的表格，這次艾倫要設定的是課程類別。
步驟二：選擇 Excel 上方工具列的「資料 -> 資料驗證」。
步驟三：設定 -> 儲存格內允許：清單 -> 來源：請選擇我們剛設定在旁邊的下拉式清單內容。
這就是最後設定完成的樣子，選擇被設定的表格時就會出現下拉式選單的按鈕。
清單小技巧：下拉式選單除了在其他表格內輸入清單內容外，也可以在 設定 -> 儲存格內允許：清單 -> 來源：來源直接輸入我們的內容，記得使用「,」逗號來分隔！
艾倫輸入 男,女，被設定的儲存格內就只能選擇男生或女生了。
如何限定 Excel 表格輸入文字的字數？
像是艾倫的表格中有一欄是課程名稱，每一堂課程的名稱有長有短，但為了表格整齊可以限定每位講師將課程名稱限定在 20個字以內，一旦輸入的文字過長同樣會跳出警告視窗通知，設定步驟如下：
步驟一：滑鼠先圈選要設定的表格，這次艾倫要設定的是課程名稱。
步驟二：選擇 Excel 上方工具列的「資料 -> 資料驗證」。
步驟三：設定 -> 儲存格內允許：文字長度 -> 資料：小於或等於，最大值：20。
最後艾倫來分享快速開啟「資料驗證」的快捷鍵：Alt + A + V + V，按快捷鍵的過程就會像下方這兩張圖片顯示的內容一樣。
艾倫將文章中的 Excel範本 分享給大家，Excel範本已經把全部的資料驗證都設定好，大家可以下載練習試試看，有任何問題在留言給艾倫喔！
延伸閱讀：
Excel 自動填滿工具：快速填入表格、自訂清單 (MOS考試加分小技巧)
[Chrome 擴充功能] 免費的 Office 來囉! Office Online 新增、編輯 Word、Excel
作者：
Excel 自動填滿工具：快速填入表格、自訂清單 (MOS考試加分小技巧)
0 留言