Excel 資料驗證功能:表格限定填入字數、日期、清單內容 (MOS考試加分小技巧)

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Excel 資料驗證功能設定後可以限定每個表格所填入的內容,像是只能填入數字、日期或是文字的字數都能一格一格按我們的需求來設定,公司內部有時一份文件是多人共同一起編輯使用,每個人填寫表格的習慣不同,也能透過資料驗證的設定來規範大家填表格的方式。

微軟針對 Office 文書軟體也有推出 MOS國際認證 (Microsoft Office Specialist),這是 Microsoft 原廠唯一的 Office 國際專業認證。艾倫工作後也有考取 MOS 大師級證照,當時考了 Word、Excel、PowerPoint 以及 Outlook 這四科,考這證照有什麼好處?對外唯一加分的就是面試時可以證明自己的能力,但當時準備 MOS 考試是為了讓自己深入了解一些不熟悉的 Office 功能,因為 MOS 認證考試也是由電腦來評分,等於做題結束馬上就會知道分數,想得到高分就要善用 Excel 小技巧。

如何限定 Excel 表格只能填入日期?

步驟一:滑鼠先點選要設定的表格,圖中艾倫要設定的是登記日期後方的表格(G4)。

步驟二:選擇上方工具列的「資料 -> 資料驗證」。

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步驟三:資料驗證的視窗顯示後,點選「儲存格內允許」的下拉式選單內容,選擇「日期」。

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步驟四:設定有效的日期時間,像是艾倫設定了可填入的日期是介於 2017/10/01 ~ 2020/10/01,言下之意就是指登記日期只能填寫 2017/10/01 ~ 2020/10/01 超過我們設定的時間就會跳出警告視窗提醒我們時間有誤。

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因為艾倫的表格還有一個上課日期,上課的日期一定不會在租借教室登記日期之前,同樣可以使用資料驗證來設定,以防有些填寫的同事將日期寫反造成大家作業上的疏失。

前兩步驟後剛剛都一樣:

步驟一:滑鼠先點選要設定的表格,這次艾倫要設定的是上課日期後方的表格。

步驟二:選擇上方工具列的「資料 -> 資料驗證」。

步驟三:「儲存格內允許」一樣選擇日期資料:大於,這時開始日期請選擇滑鼠鍵頭上的按鈕,選擇登記日期後方的 G4 表格。

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最後設定完成的畫面要和下方這張圖片內容都相同,這樣一來,填 Excel 表格時上課日期就一定不會出現比登記日期還要早的問題了。

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艾倫親自測試一次給大家看,登記日期填寫 2017/10/28,當上課日期填寫 2017/10/26 馬上會跳出警告視窗,告訴我們輸入的數值不正確,這時馬上能讓填寫表單的同事馬上反應到資料有誤這件事,就不會出現一步錯步步錯的情況了。

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如何限定 Excel 表格只能從下拉式清單選擇內容?

需要讓大家選擇的下拉式清單可以設定在旁邊的表格中,艾倫需要大家選擇的下拉式選單內容為 基礎課程、進階課程、專題研討、實務應用、程式設計..等內容,設定的步驟如下:

步驟一:滑鼠先圈選要設定的表格,這次艾倫要設定的是課程類別

步驟二:選擇 Excel 上方工具列的「資料 -> 資料驗證」。

步驟三:設定 -> 儲存格內允許:清單 -> 來源:請選擇我們剛設定在旁邊的下拉式清單內容。

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這就是最後設定完成的樣子,選擇被設定的表格時就會出現下拉式選單的按鈕。

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清單小技巧:下拉式選單除了在其他表格內輸入清單內容外,也可以在 設定 -> 儲存格內允許:清單 -> 來源:來源直接輸入我們的內容,記得使用「,」逗號來分隔!

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艾倫輸入 男,女,被設定的儲存格內就只能選擇男生或女生了。

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如何限定 Excel 表格輸入文字的字數?

像是艾倫的表格中有一欄是課程名稱,每一堂課程的名稱有長有短,但為了表格整齊可以限定每位講師將課程名稱限定在 20個字以內,一旦輸入的文字過長同樣會跳出警告視窗通知,設定步驟如下:

步驟一:滑鼠先圈選要設定的表格,這次艾倫要設定的是課程名稱

步驟二:選擇 Excel 上方工具列的「資料 -> 資料驗證」。

步驟三:設定 -> 儲存格內允許:文字長度 -> 資料:小於或等於,最大值:20。

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最後艾倫來分享快速開啟「資料驗證」的快捷鍵:Alt + A + V + V,按快捷鍵的過程就會像下方這兩張圖片顯示的內容一樣。

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艾倫將文章中的 Excel範本 分享給大家,Excel範本已經把全部的資料驗證都設定好,大家可以下載練習試試看,有任何問題在留言給艾倫喔!

範本:Excel資料驗證功能
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檔案大小:8KB

延伸閱讀:

Excel 自動填滿工具:快速填入表格、自訂清單 (MOS考試加分小技巧)

[Chrome 擴充功能] 免費的 Office 來囉! Office Online 新增、編輯 Word、Excel

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作者:

艾倫:

喜歡簡單而單純的生活,卻意外跌入3C的陷阱,於是就這樣戀上了玩3C這件事情!我願意,我同意,我樂意把時間耗在美好的事物上,包括測試,評測,所謂的玩3C。

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