想要提升職場效率，Excel 絕對是不可或缺的工具。無論是數據分析、報表製作還是資料整理，Excel都能幫您事半功倍。本文將介紹 2025年 Excel新手必學的功能，包括基本介面、常用功能、插入功能、頁面配置、快速填滿資料、基本函數以及如何存檔和匯出PDF檔，幫助新手的你輕鬆上手 Excel 文書工具。
Excel 快捷鍵介紹：
不論你是第一次使用 Excel 還是常用 Excel 的朋友，這幾個快捷鍵很推薦大家使用：
- Ctrl + S（儲存）
- Ctrl + C（複製）
- Ctrl + V（貼上）
- Ctrl + X（剪下）
- Ctrl + Z（恢復）
- Ctrl + P（預覽列印）
- Ctrl + B（字型加粗）
Excel 14個必學 Excel快捷鍵：點擊這裡
Excel 基本介面：
常用功能：剪貼簿、字型、對齊方式
常用功能這邊艾倫介紹剪貼簿(1)、字型(2)、對齊方式(3)，這幾個功能都是我們使用 Excel功能時最容易用的功能。
(1) 剪貼簿：當我們需要複製表格、表格內文字時，不需要重新打字，可以選擇表格或文字按下 複製(Ctrl+C)，到新表格上按 貼上(Ctrl+V)；Excel除了複製表格、文字部份，還可以「複製格式」，複製我們指定表格時，就能將該表格設定過的格式直接複製貼上，這樣一來表格內的文字大小、字型、顏色就能被複製。
(2) 字型：這邊可以修改表格中的文字字型、大小、顏色、粗體、斜體、底線；我們 Excel表格需要有框還是無框也能自行調整設定。
(3) 對齊方式：表格中的文字可以設定 靠上對齊、置中對齊、靠下對齊、靠左對齊、置中、對右對齊、自動換行、跨欄置中…等設定樣式。
插入功能：圖片、圖案、圖示、螢幕擷取畫面
想在 Excel表格中插入圖片、圖案、圖示、螢幕擷取畫面的話，要從工具列這邊選擇「插入」就能快速插入圖片。
想在 Excel表格中插入圖片時，可以從 插入 -> 選擇「圖片」，可以插入我們電腦裡面的圖片，也能插入線上圖片。
Excel圖案可以插入 線條、矩形、基本圖案、箭頭圖案、方程式圖案、流程圖、星星、緞帶、圖說文字…等圖案可以選擇。
也有很多圖示可以選擇後插入 Excel表格中。
頁面配置：版面設定
Excel 可以設定邊界、方向、列印範圍，當我們列印文件，或是匯出成 PDF 時就會用到版面設定的功能。
邊界：是可以設定我們 Excel表格的邊界，上、下、左、右、頁首、頁尾 都可以設定。
Excel文件呈現方式可以用直向、橫向，預設是直向，需要改成橫向的話，需要手動修改。
「列印範圍」這是列印文件前最重要的設定動作，滑鼠圈選我們要列印的範圍，接著選擇「設定列印範圍」，可以確認我們要印出來的表格內容是否都在列印範圍內，超過的話會印不出來。
Excel 快速填滿資料：
Excel 有自動填充的功能，可連續數字、日期，Excel 有預設自訂清單，連續的清單如果 Excel預設沒有，也可以手動新增。
有時也需要幫忙整理年度業績報表，一月 ~ 十二月的月份列表不懂自動填滿的朋友就可能一個月一個月慢慢打，學會這小技巧你只要 3秒鐘就能完成。
Excel自動填滿設定教學：點擊這裡
Excel 基本函數：
艾倫介紹 5個實用的初學者函數，如 SUM（求和）、AVERAGE（平均值）、MIN（最小值）、MAX（最大值）、RANK（找出排名），這些函數都是 Excel最基礎的函數，Excel新手可以先學會這 5個函數怎麼使用。。
Excel 4種基礎函數：MIX、MIN、AVERAGE、RANK：點擊這裡
Excel SUM 和 SUMPRODUCT 函數差異和正確用法：點擊這裡
Excel 存檔、匯出 PDF檔
當 Excel編輯完成後，按下「儲存檔案」或是 快捷鍵 Ctrl + S（儲存），就能完成檔案儲存。
Excel編輯完畢後，除了儲存成 xlsx副檔名外，還可以匯出成 PDF檔案，選擇「檔案功能 -> 匯出」，建立 PDF文件就能把 Excel檔案轉成 PDF檔案。
